• Hàng đã thay đổi thông số kỹ thuật;
• Hàng cùng tên thương mại nhưng khác công dụng;
• Catalogue mới khác catalogue cũ;
• Bộ phận mua hàng đổi nhà cung cấp nhưng không báo lại bộ phận xuất nhập khẩu;
• Forwarder hoặc đại lý khai thuê dùng mã theo kinh nghiệm, nhưng doanh nghiệp không kiểm tra lại.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp nhập “sensor” cho dây chuyền sản xuất. Trong hồ sơ nội bộ, tất cả được gọi chung là cảm biến. Nhưng khi kiểm tra catalogue, có loại là cảm biến thông thường, có loại là bộ phận chuyên dùng của máy, có loại tích hợp chức năng điều khiển. Nếu doanh nghiệp dùng cùng một mã HS cho tất cả, rủi ro bị chất vấn là rất cao.

Bài học cho doanh nghiệp FDI:

Mỗi mã hàng quan trọng nên có “hồ sơ phân loại” gồm: tên hàng, mã nội bộ, mã HS đang dùng, hình ảnh, catalogue, công dụng, vật liệu, nguyên lý hoạt động, lý do chọn mã HS và lịch sử thay đổi. Với hàng có rủi ro cao, nên cân nhắc thủ tục xác định trước mã số theo quy định.

• C/O sai tên hàng, sai số invoice, sai số lượng hoặc sai điều kiện giao hàng;
• C/O cấp sau nhưng không thể hiện đúng quy định;
• Hàng đi qua nước thứ ba nhưng thiếu chứng từ chứng minh vận chuyển trực tiếp;
• Nhà cung cấp gửi C/O nhưng không thật sự hiểu quy tắc xuất xứ;
• Bộ phận mua hàng chỉ quan tâm giá, không kiểm tra khả năng cung cấp C/O hợp lệ.

Ví dụ thực tế:

Một lô hàng nhập từ Trung Quốc có C/O form E. Trên C/O ghi tên hàng rất chung, trong khi invoice thể hiện nhiều mã hàng khác nhau. Khi kiểm tra, doanh nghiệp không chứng minh được từng mã hàng trên invoice tương ứng với dòng hàng nào trên C/O. Rủi ro là hải quan có thể không chấp nhận ưu đãi cho toàn bộ hoặc một phần lô hàng.

Bài học cho doanh nghiệp FDI:

C/O phải được kiểm tra ngay khi nhận, không đợi đến lúc kiểm tra sau thông quan mới rà lại. Với các mặt hàng giá trị lớn hoặc thuế suất chênh lệch cao, nên có checklist kiểm tra C/O trước khi khai báo.

• Máy móc, thiết bị có còn tại nhà máy không;
• Tài sản có đúng với danh mục miễn thuế đã đăng ký không;
• Có chuyển nhượng, thanh lý, bán nội địa, cho thuê, cho mượn hoặc chuyển sang mục đích khác chưa;
• Có khai báo và thực hiện nghĩa vụ thuế khi thay đổi mục đích sử dụng không.

Ví dụ thực tế:

Một nhà máy nhập máy móc tạo tài sản cố định theo diện miễn thuế. Sau vài năm, máy không còn dùng được và được bán thanh lý nội địa. Bộ phận tài sản cố định đã xử lý theo quy trình kế toán, nhưng bộ phận xuất nhập khẩu không được thông báo để làm thủ tục hải quan. Khi kiểm tra, doanh nghiệp không chứng minh được việc chuyển mục đích sử dụng đã được khai báo đúng.

Bài học cho doanh nghiệp FDI:

Tài sản miễn thuế không chỉ là việc của kế toán. Mọi hoạt động thanh lý, chuyển nhượng, điều chuyển, cho thuê, tiêu hủy hoặc thay đổi mục đích sử dụng phải có bước kiểm tra nghĩa vụ hải quan trước khi thực hiện.

• Tờ khai nhập nguyên liệu;
• Tờ khai xuất thành phẩm;
• Định mức sản xuất;
• Tồn kho thực tế;
• Sổ kế toán;
• Dữ liệu kho;
• Phiếu xuất – nhập – tồn;
• Tỷ lệ hao hụt, phế liệu, phế phẩm.

Ví dụ thực tế:

Một nhà máy có hệ thống ERP nhưng bộ phận xuất nhập khẩu lại lập báo cáo quyết toán bằng file Excel riêng. Số liệu tồn kho trên ERP, kế toán và báo cáo hải quan lệch nhau. Khi kiểm tra, doanh nghiệp mất nhiều thời gian giải trình vì không có quy trình khóa số liệu giữa các bộ phận.

Bài học cho doanh nghiệp FDI:

Báo cáo quyết toán không nên làm vào cuối kỳ theo kiểu “gom số liệu”. Doanh nghiệp cần đối chiếu tồn kho hải quan – kế toán – kho – sản xuất định kỳ hằng tháng hoặc hằng quý để phát hiện lệch sớm.

• Đối chiếu số liệu nhập – xuất – tồn giữa kho, kế toán và xuất nhập khẩu.
• Kiểm tra các lô hàng có thuế suất cao, trị giá lớn hoặc dùng C/O ưu đãi.
• Rà lại các khoản phí phát sinh từ công ty mẹ/công ty liên kết.
• Lưu đủ bộ hồ sơ theo từng số tờ khai.

• Rà soát các mã HS mới phát sinh.
• Kiểm tra các lô hàng có thay đổi nhà cung cấp, thay đổi thông số kỹ thuật hoặc thay đổi mục đích sử dụng.
• Đối chiếu danh mục máy móc, thiết bị miễn thuế với thực tế sử dụng tại nhà máy.
• Kiểm tra tình trạng C/O của các lô hàng đã hưởng ưu đãi.

• Tự rà soát hồ sơ hải quan trước kỳ báo cáo quyết toán.
• Lập danh sách rủi ro theo từng nhóm: HS, trị giá, C/O, miễn thuế, định mức, tồn kho.
• Xác định các lỗi có thể khai bổ sung hoặc điều chỉnh trước khi bị kiểm tra.
• Đào tạo lại bộ phận mua hàng, kế toán, kho và sản xuất về các điểm có ảnh hưởng đến hải quan.

• Mỗi tờ khai cần có đủ invoice, packing list, vận đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, C/O nếu có, catalogue/tài liệu kỹ thuật nếu cần.
• Hồ sơ nên được lưu theo số tờ khai, không chỉ theo tháng hoặc theo nhà cung cấp.
• Chứng từ điện tử cần có backup và có thể truy xuất trong vòng 24 giờ khi cần.
• Không nên xóa hoặc hủy hồ sơ cũ chỉ vì đã qua kỳ audit nội bộ.

• Có danh mục mã HS chuẩn cho từng mã hàng nội bộ.
• Có căn cứ phân loại cho các mã hàng chính.
• Rà soát lại mã HS khi hàng thay đổi thông số, công dụng, vật liệu hoặc nhà cung cấp.
• Với mã hàng nhạy cảm, nên cân nhắc xác định trước mã số.

• Lưu chính sách giá, hợp đồng khung, phụ lục giá và chứng từ thanh toán.
• Kiểm tra các khoản phí phải trả cho công ty mẹ/công ty liên kết.
• Đánh giá các khoản như phí bản quyền, phí khuôn mẫu, phí thiết kế, phí hỗ trợ kỹ thuật, phí R&D nếu có liên quan đến hàng nhập khẩu.
• Không chỉ lưu invoice mà phải lưu được logic hình thành giá.

• Kiểm tra C/O trước khi khai báo hưởng ưu đãi.
• Đối chiếu C/O với invoice, packing list, vận đơn và hành trình vận chuyển.
• Lưu chứng từ vận chuyển trực tiếp nếu hàng đi qua nước thứ ba.
• Đánh giá năng lực cung cấp C/O của nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng dài hạn.

• Có danh sách tài sản miễn thuế theo từng tờ khai.
• Kiểm kê định kỳ tình trạng và vị trí tài sản.
• Trước khi thanh lý, bán, chuyển nhượng, tiêu hủy hoặc điều chuyển tài sản, cần kiểm tra nghĩa vụ hải quan.
• Không để kế toán xử lý tài sản miễn thuế mà thiếu bước kiểm tra với bộ phận xuất nhập khẩu.

• Đối chiếu số liệu kho – kế toán – xuất nhập khẩu định kỳ.
• Kiểm soát định mức, tỷ lệ hao hụt, phế liệu, phế phẩm.
• Không để đến cuối năm mới xử lý chênh lệch tồn kho.
• Có biên bản giải trình nội bộ cho các chênh lệch lớn.

Liên hệ THT Cargo Logistics để được tư vấn giải pháp kiểm soát hồ sơ hải quan phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp FDI.

Đội ngũ chuyên gia của THT Cargo Logistics hỗ trợ doanh nghiệp FDI rà soát hồ sơ xuất nhập khẩu, đánh giá rủi ro hải quan, chuẩn hóa chứng từ và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu nguy cơ truy thu thuế, xử phạt và các vướng mắc trong quá trình kiểm tra sau thông quan.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp chế xuất (EPE), gia công và các nhà máy FDI tại Việt Nam, THT mang đến giải pháp logistics và tư vấn hải quan thực tiễn, giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ và vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả.