THÔNG TƯ 121/2025/TT-BTC: DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU CẦN CHUẨN BỊ GÌ CHO XU HƯỚNG HẢI QUAN SỐ TỪ 2026?

Thông tư mới tập trung vào:

• Tăng cường sử dụng chứng từ điện tử
• Chuẩn hóa dữ liệu khai báo hải quan
• Đẩy mạnh kết nối hệ thống giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan
• Giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy truyền thống

Đây được xem là xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả thông quan, tối ưu chuỗi cung ứng và cải thiện năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Đặc biệt, các doanh nghiệp FDI, nhà máy sản xuất và doanh nghiệp có yêu cầu thời gian giao hàng nghiêm ngặt sẽ chịu tác động rõ rệt trong giai đoạn chuyển đổi này.

1. Xu Hướng Mới: Chuẩn Bị Hồ Sơ Hải Quan Sớm Hơn Trước

Trong nhiều năm qua, không ít doanh nghiệp vẫn duy trì quy trình xử lý chứng từ sau khi hàng cập cảng.

Tuy nhiên, với xu hướng hải quan số và tăng cường xử lý dữ liệu điện tử, việc chuẩn bị hồ sơ sớm đang trở thành yêu cầu gần như bắt buộc để đảm bảo tiến độ thông quan.

Đối với các ngành có chuỗi cung ứng nhạy cảm như điện tử, bán dẫn, ô tô, máy móc và dược phẩm, việc chậm chứng từ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất và giao hàng.

2. Những Chứng Từ Điện Tử Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Đầy Đủ

Để quá trình khai báo và xử lý hải quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn hóa trước các bộ hồ sơ điện tử sau:

Việc kiểm tra tính đồng nhất giữa Invoice, Packing List và mã HS trước khi khai báo là đặc biệt quan trọng nhằm hạn chế rủi ro phân luồng hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ.

3. Các Nhóm Doanh Nghiệp Chịu Ảnh Hưởng Lớn Nhất

3.1. Ngành Điện Tử Và Bán Dẫn

Đây là nhóm ngành có yêu cầu rất cao về:

• Tốc độ thông quan
• Độ chính xác chứng từ
• Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế
• Truy xuất nguồn gốc hàng hóa

Bất kỳ sự chậm trễ nào trong khâu nhập khẩu linh kiện cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất của nhà máy.

3.2. Ngành Máy Móc Và Ô Tô

Các lô hàng máy móc thường đi kèm:

• Nhiều tài liệu kỹ thuật
• Yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
• Kiểm tra mã HS phức tạp

Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các yêu cầu phát sinh từ cơ quan chức năng.

3.3. Ngành Dược Phẩm Và Hóa Chất

Đây là nhóm ngành có mức độ quản lý chuyên ngành cao với nhiều yêu cầu liên quan đến:

• Giấy phép
• Kiểm định
• Chứng nhận chất lượng
• An toàn hóa chất

Việc thiếu hoặc sai chứng từ có thể kéo dài đáng kể thời gian thông quan.

4. Những Rủi Ro Doanh Nghiệp Thường Gặp Trong Quá Trình Khai Báo Điện Tử

4.1. Supplier Gửi Chứng Từ Chậm

Đây vẫn là nguyên nhân phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị động trong xử lý hồ sơ nhập khẩu.

Nhiều trường hợp:

• Invoice điều chỉnh sát ngày tàu chạy
• Packing List thay đổi số lượng
• Thiếu C/O gốc
• Thông tin vận đơn chưa chính xác

Điều này có thể làm chậm toàn bộ quy trình khai báo và giao nhận hàng.

4.2. Sai Lệch Thông Tin HS Code Và Chứng Từ

Việc khai báo không đồng nhất giữa:

• Invoice
• Packing List
• Mã HS
• Mô tả hàng hóa

có thể dẫn đến:

• Phân luồng kiểm tra
• Yêu cầu bổ sung hồ sơ
• Chậm thông quan
• Phát sinh chi phí lưu kho bãi

4.3. Thiếu Phối Hợp Giữa Các Bên Trong Chuỗi Logistics

Trong nhiều trường hợp, sự thiếu đồng bộ giữa:

• Shipper
• Forwarder
• Đơn vị khai báo hải quan
• Doanh nghiệp nhập khẩu

là nguyên nhân gây chậm tiến độ nhiều hơn cả yếu tố vận chuyển.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình phối hợp chứng từ rõ ràng và thống nhất timeline xử lý ngay từ đầu.

5. Checklist Doanh Nghiệp Nên Triển Khai Trước Khi Hàng Về Cảng

6. Hải Quan Số Sẽ Tác Động Như Thế Nào Đến Doanh Nghiệp Trong Tương Lai?

Xu hướng số hóa hải quan không chỉ diễn ra tại Việt Nam mà đang trở thành tiêu chuẩn chung của chuỗi cung ứng toàn cầu.

Trong thời gian tới, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ cần:

• Chuẩn hóa dữ liệu logistics
• Tăng cường quản trị chứng từ điện tử
• Nâng cao khả năng phối hợp giữa supplier và forwarder
• Đầu tư nhiều hơn vào compliance và quản trị rủi ro

7. Kết Luận

Thông tư 121/2025/TT-BTC cho thấy định hướng rõ ràng của Việt Nam trong việc thúc đẩy hải quan số và hiện đại hóa thủ tục xuất nhập khẩu.

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng yêu cầu tốc độ và tính minh bạch cao, doanh nghiệp cần chủ động:

• Chuẩn hóa hồ sơ
• Phối hợp chứng từ sớm
• Nâng cấp quy trình logistics
• Làm việc chặt chẽ với forwarder và đối tác khai báo hải quan

Việc chuẩn bị từ sớm không chỉ giúp hạn chế rủi ro phát sinh mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong hoạt động xuất nhập khẩu và sản xuất.