Xem Công Việc

HR & Administration Generalist

I. Thông tin vị trí

• Bộ phận: Nhân sự – Hành chính
• Báo cáo trực tiếp: Ban Giám đốc
• Địa điểm làm việc: THT Cargo Logistics
• Quy mô nhân sự: Trên 40 nhân sự
• Thời gian làm việc: Theo quy định của công ty

II. Mục tiêu công việc

Đảm bảo các hoạt động nhân sự, tiền lương, bảo hiểm, tuyển dụng, hành chính văn phòng và truyền thông nội bộ được thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn; đồng thời duy trì dữ liệu nhân sự minh bạch và hỗ trợ các phòng ban vận hành hiệu quả.

III. Mô tả công việc

       A. Chấm công, tiền lương và phúc lợi

• Theo dõi dữ liệu chấm công, nghỉ phép, tăng ca, đi trễ, về sớm và các đề xuất liên quan trên hệ thống Base HRM.
• Kiểm tra các trường hợp chấm công bất thường và phối hợp với nhân viên, trưởng bộ phận để hoàn thiện dữ liệu đúng thời hạn.
• Thực hiện tính lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ và các khoản phát sinh hàng tháng trên Base Payroll và file kiểm soát.
• Lập bảng lương, bảng chi phí lương và các báo cáo liên quan trình Ban Giám đốc kiểm tra, phê duyệt.
• Theo dõi việc đánh giá KPI hàng quý của các trưởng bộ phận; tổng hợp kết quả và tính thưởng theo chính sách công ty.
• Quản lý phép năm, chế độ phúc lợi, thưởng lễ, sinh nhật và các chính sách nhân sự khác.
• Bảo mật tuyệt đối thông tin tiền lương, thu nhập và dữ liệu cá nhân của người lao động.

     B. Bảo hiểm xã hội, thuế TNCN và hợp đồng lao động

• Thực hiện các thủ tục tăng, giảm, điều chỉnh và giải quyết chế độ BHXH cho người lao động.
• Theo dõi quá trình tham gia BHXH và phối hợp xử lý các hồ sơ phát sinh.
• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số thuế, người phụ thuộc, cam kết thuế và các hồ sơ thuế TNCN liên quan đến người lao động.
• Soạn thảo, theo dõi và lưu trữ hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều chuyển, điều chỉnh lương và nghỉ việc.
• Theo dõi thời hạn thử việc, thời hạn hợp đồng và chủ động cảnh báo cho quản lý, Ban Giám đốc trước khi đến hạn.
• Cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng và lịch sử làm việc của nhân viên trên Base HRM.

     C. Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự

• Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt từ các bộ phận.
• Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ và liên hệ ứng viên.
• Sắp xếp lịch phỏng vấn, theo dõi kết quả tuyển dụng và cập nhật dữ liệu ứng viên trên Base Hiring.
• Thực hiện thủ tục gửi thư mời nhận việc và chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận nhân viên mới.
• Tạo tài khoản, cập nhật thông tin nhân sự và phối hợp với IT, quản lý bộ phận trong việc cấp quyền làm việc.
• Tổ chức chương trình hội nhập, phổ biến nội quy, chính sách và hướng dẫn sử dụng các hệ thống nội bộ.
• Theo dõi quá trình thử việc, nhắc quản lý đánh giá đúng thời hạn và hoàn thiện thủ tục ký hợp đồng chính thức.
• Thực hiện quy trình nghỉ việc, bàn giao tài sản, thu hồi quyền truy cập và hoàn tất hồ sơ liên quan.

     D. Quản lý dữ liệu và hồ sơ nhân sự

• Quản lý hồ sơ nhân viên bản giấy và dữ liệu điện tử theo đúng danh mục, phân quyền và quy định bảo mật.
• Cập nhật các thay đổi về nhân sự, chức danh, bộ phận, mức lương và thông tin cá nhân trên hệ thống.
• Thực hiện báo cáo nhân sự hàng tháng, bao gồm biến động nhân sự, tuyển dụng, nghỉ việc, phép năm, chi phí nhân sự và các vấn đề cần cảnh báo.
• Kiểm soát việc sử dụng các quy trình nhân sự trên Base Workflow, Base Timeoff, Base Case và các ứng dụng liên quan.
• Đề xuất cải tiến biểu mẫu, quy trình và phương pháp quản lý dữ liệu nhân sự.

     E. Hành chính văn phòng và quản lý nhà cung cấp

• Theo dõi hoạt động của nhân viên bảo vệ và nhân viên vệ sinh do đơn vị bên ngoài cung cấp.
• Kiểm tra lịch làm việc, chất lượng dịch vụ và lập phiếu xác nhận công hàng tháng để nhà cung cấp xuất hóa đơn.
• Theo dõi hợp đồng, lịch thanh toán, thời hạn gia hạn và hồ sơ của các nhà cung cấp hành chính.
• Tiếp nhận nhu cầu và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, thẻ tên, nước uống và các vật dụng văn phòng theo quy trình.
• Quản lý kho vật tư hành chính và thực hiện kiểm kê định kỳ.
• Theo dõi lịch bảo trì thang máy, máy lạnh và các thiết bị, hạng mục của tòa nhà.
• Tiếp nhận thông tin hỏng hóc điện, nước, trang thiết bị văn phòng; liên hệ nhà cung cấp, chủ nhà hoặc bộ phận liên quan để xử lý và theo dõi đến khi hoàn tất.
• Theo dõi chi phí hành chính, hồ sơ nghiệm thu và chứng từ đề nghị thanh toán.

     F. Quản lý con dấu và văn bản nội bộ

• Thực hiện đóng dấu các hồ sơ, văn bản đã được phê duyệt đúng thẩm quyền.
• Quản lý sổ theo dõi đóng dấu, kiểm tra nội dung và số lượng văn bản trước khi đóng dấu.
• Bảo quản con dấu an toàn và không tự ý đóng dấu khi chưa có đầy đủ phê duyệt.
• Hỗ trợ soạn thảo, trình ký, ban hành, lưu trữ và cập nhật văn bản, thông báo, quyết định, quy định nội bộ.
• Đảm bảo văn bản được phát hành đúng mẫu, đúng phiên bản và đúng nơi lưu trữ.

     G. Họp, đào tạo và hoạt động nội bộ

• Tạo lịch họp tháng, họp quý và các cuộc họp chung theo kế hoạch được Ban Giám đốc phê duyệt.
• Gửi thông báo, đặt phòng họp, chuẩn bị danh sách tham dự và theo dõi việc gửi báo cáo của các bộ phận.
• Hỗ trợ ghi nhận biên bản, kết luận và danh sách nhiệm vụ sau cuộc họp khi được phân công.
• Phối hợp tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, theo dõi danh sách tham dự và lưu hồ sơ đào tạo.
• Tổ chức sinh nhật nhân viên hàng tháng và các hoạt động gắn kết nội bộ theo ngân sách, kế hoạch được duyệt.
• Tham gia ban tổ chức các sự kiện công ty như du lịch, hội thao, tiệc cuối năm và các chương trình nội bộ khác.
• Thực hiện đăng thông báo và truyền thông các chính sách, sự kiện trên các kênh nội bộ của công ty.

IV. Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc ngành liên quan.
• Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân sự tổng hợp, C&B hoặc HR–Admin Generalist.
• Đã trực tiếp thực hiện chấm công, tính lương, BHXH, hợp đồng lao động và quản lý hồ sơ nhân sự.
• Có hiểu biết thực tế về các quy định lao động, bảo hiểm xã hội và thuế TNCN liên quan đến người lao động.
• Sử dụng tốt Excel và các phần mềm quản lý nhân sự; kinh nghiệm sử dụng Base HRM, Base Payroll, Base Hiring là một lợi thế.
• Có khả năng tổ chức công việc độc lập, quản lý nhiều đầu việc và kiểm soát deadline.
• Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm và ý thức bảo mật cao.
• Giao tiếp rõ ràng, biết phối hợp với trưởng bộ phận, nhân viên và nhà cung cấp.
• Có tư duy hệ thống, chủ động xây dựng checklist và đề xuất cải tiến quy trình.
• Ưu tiên ứng viên đã làm tại doanh nghiệp dịch vụ, logistics hoặc công ty có quy mô từ 30–100 nhân sự.

V. Tiêu chí đánh giá kết quả công việc

• Bảng công và bảng lương được hoàn thành chính xác, đúng thời hạn.
• Hồ sơ BHXH, hợp đồng và dữ liệu nhân sự được cập nhật đầy đủ, không để quá hạn.
• Các vị trí tuyển dụng được triển khai đúng quy trình và báo cáo minh bạch.
• Hồ sơ nhân viên, tài sản, con dấu và văn bản được quản lý đúng quy định.
• Nhà cung cấp bảo vệ, vệ sinh và hành chính được kiểm soát về công, chất lượng và chi phí.
• Các cuộc họp, chương trình đào tạo và hoạt động nội bộ được tổ chức đúng kế hoạch.
• Báo cáo nhân sự được gửi đúng hạn và phản ánh đúng tình trạng thực tế.
• Các vấn đề nhân sự, hành chính có rủi ro được phát hiện và cảnh báo kịp thời.

VI. Quyền lợi

• Thu nhập thỏa thuận từ 12 đến 20 triệu
• Tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm và phúc lợi theo quy định, chính sách công ty.
• Được sử dụng hệ thống quản trị nhân sự và quy trình nội bộ rõ ràng.
• Có cơ hội tham gia xây dựng, chuẩn hóa hệ thống nhân sự tại doanh nghiệp logistics đang phát triển.
• Môi trường làm việc ổn định, có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận.
• Tham gia các chương trình đào tạo, du lịch, sinh nhật và hoạt động nội bộ của công ty.

VII. Thông tin liên hệ : Mrs. Kelly 0939561368

• VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
  20/7 Bùi Thị Xuân, Phường Tân Sơn Hòa, Hồ Chí Minh